Viisi vinkkiä tehokkaaseen ajanhallintaan
Ajanhallinta on olennainen taito työelämässä menestymiseen ja työhyvinvoinnin edistämiseen. Oikean tasapainon löytäminen työn ja muun elämän välillä sekä tehokas tehtävien hallinta voivat parantaa tuottavuutta ja vähentää stressiä. Tässä viisi vinkkiä, jotka auttavat sinua hallitsemaan aikaasi paremmin työpaikalla:
1. Priorisoi tehtävät
Tehtävien priorisointi on avain tehokkaaseen ajanhallintaan työpaikalla. Kun päiväsi alkaa, saatat huomata, että sinulla on odottamassa lukuisia tehtäviä. Mutta miten valita, mitkä tehtävät ovat todella tärkeitä? Tähän kysymykseen vastaamiseen auttaa Eisenhowerin matriisi.
Matriisi auttaa sinua keskittymään olennaiseen ja välttämään turhaa stressiä työpäivän aikana. Eisenhowerin matriisi on nimetty Yhdysvaltain entisen presidentin Dwight D. Eisenhowerin mukaan. Matriisi jakaa tehtävät neljään osaan niiden tärkeyden ja kiireellisyyden perusteella:
Kiireelliset ja tärkeät tehtävät: nämä tehtävät on hoidettava ensimmäisenä, koska ne vaikuttavat suoraan tavoitteisiin ja ovat välttämättömiä.
Tärkeät, mutta ei kiireelliset tehtävät: nämä tehtävät vaativat suunnittelua ja pitkäjänteisyyttä. Priorisoi ne ja varaa aikaa niiden suorittamiseen, jotta ne eivät muutu kiireellisiksi myöhemmin.
Kiireelliset, mutta ei tärkeät tehtävät: näihin tehtäviin saatat joutua vastaamaan nopeasti, mutta ne eivät välttämättä vie sinua kohti tavoitteitasi. Pyri delegoimaan näitä tehtäviä, jos mahdollista, tai varaa niihin vain vähän aikaa.
Ei kiireelliset eikä tärkeät tehtävät: Nämä tehtävät ovat vähiten tärkeitä ja voivat jopa olla ajanhukkaa. Pyri välttämään niitä tai siirtämään ne sivuun, kunnes kaikki muut tehtävät on hoidettu.
Eisenhowerin matriisin käyttäminen voi auttaa sinua näkemään selkeästi, mitkä tehtävät vaativat välitöntä huomiota ja mitkä voivat odottaa. Näin voit keskittyä olennaiseen ja saavuttaa parempia tuloksia työssäsi.
2. Käytä aikaa suunnitteluun
Suunnittele ajankäyttösi huolella. Aikatauluta viikon lopussa seuraavan viikon tehtävät, jotka olet priorisoinut Eisenhowerin matriisin mukaisesti. Tämä auttaa sinua hahmottamaan, mitä sinun on saavutettava ja kuinka paljon aikaa kunkin tehtävän suorittamiseen tarvitaan.
1-3-5-sääntö on yksinkertainen tapa suunnitella päivän työt. Valitse päivän tärkein tavoite, joka edistää suurta päämäärääsi. Tämän jälkeen valitse kolme keskeistä tehtävää, jotka tukevat päätavoitetta. Lopuksi valitse viisi pienempää tehtävää, jotka ovat tarpeen päivän sujuvan etenemisen kannalta. Ohjenuora auttaa hahmottamaan päivän tavoitteet, keskittymään olennaiseen ja välttämään rikkonaisia työpäiviä. Lisäksi realistinen tehtävämäärä tukee onnistuneen työpäivän toteutumista.
Työpäivän joustaminen on olennaista tehokkaan ajanhallinnan kannalta. Suunnittele joustavuutta päivääsi siten, että voit reagoida odottamattomiin tilanteisiin ja tarpeisiin tehokkaasti säilyttäen kuitenkin päämäärätietoisen suunnitelmasi.
3. Hyödynnä ajanhallintatyökaluja
Markkinoilta löytyy lukuisia maksullisia ja maksuttomia digitaalisia ajanhallintatyökaluja, kuten kalenterisovelluksia ja tehtävälistoja, jotka voivat auttaa sinua organisoimaan päiväsi. Valitse työkalu, joka sopii parhaiten työskentelytyyliisi ja hyödynnä sen tarjoamia ominaisuuksia, kuten muistutuksia ja jakamista muiden kanssa.
Microsoftin To Do on yksi hyvä tehtävienhallintasovellus, joka auttaa sinua organisoimaan päiväsi ja hallitsemaan tehtäviäsi tehokkaasti. Sovelluksessa pääset luomaan tehtävälistoja eri projekteille ja kokonaisuuksille, priorisoimaan tehtävät, asettamaan muistutukset niistä ja aikatauluttamaan tehtäviä työpäiviisi.
Päivän aikana työtehtävien raamittamiseen soveltuu hyvin Pomodoro-tekniikkaan perustuva Fokuskello, joka auttaa aikatauluttamaan työpäiväsi tehokkaasti. Pomodorossa työskennellään keskittyneesti 25 minuuttia kerrallaan, jonka jälkeen on 5 minuutin tauko. Pomodoroja toistetaan neljä kertaa, jonka jälkeen on pidempi, yleensä 15-30 minuutin tauko. Rajoitettu aikaa lisää keskittymistä ja säännölliset tauot pitävät mielen virkeänä. Fokuskello auttaa myös hahmottamaan tarkemmin työajan käytön.
4. Vältä ajan tuhlaamista
Ajan tuhlaaminen voi olla yksi suurimmista esteistä tehokkaalle työpäivälle. Vältä kiusausta pirstaloitua useisiin pieniin tehtäviin ja keskity sen sijaan olennaiseen. Rajaa esimerkiksi sähköpostin tarkistelun ja puheluiden vastaanoton ajat tietyille ajanjaksoille päivässä, jotta voit keskittyä keskeisiin tehtäviin ilman jatkuvaa keskeytystä. Aseta itsellesi aikarajat eri tehtäville ja pidä kiinni niistä. Vältä multitaskingia, koska se voi hajottaa huomion ja vähentää tuottavuutta. Ajanhallinta onkin usein myös itsensä hallintaa: tärkeää on tiedostaa, milloin on aika keskittyä työhön ja milloin antaa tilaa tauoille ja rentoutumiselle.
5. Ota aikaa tauoille ja rentoutumiselle
Älä unohda ottaa taukoja työn keskellä. Lyhyet tauot voivat auttaa sinua palautumaan ja parantamaan keskittymiskykyäsi. Lisäksi varaa aikaa päivässä rentoutumiselle ja itsellesi tärkeille aktiviteeteille, jotka auttavat sinua tasapainottamaan työn ja muun elämän.
Ajanhallinnan parantaminen työpaikalla vaatii harjoittelua ja jatkuvaa itsetarkkailua. Käytä näitä vinkkejä ja sovella niitä omassa työskentelyssäsi löytääksesi parhaan tavan hallita aikaasi ja parantaa tuottavuuttasi – hyvinvointia unohtamatta.
Marika Säisä
Tietojenkäsittelyn lehtori, Digion asiantuntija
Turun ammattikorkeakoulu
Lue lisää Eisenhowerin matriisista: https://duunitori.fi/tyoelama/eisenhowerin-matriisi
Lue lisää Pomodorosta: https://www.koulutus.fi/artikkelit/pomodoro-tekniikka-on-toimiva-ajanhallintamenetelma-17172
Ota Focuskello käyttöösi: https://www.ttl.fi/fokuskello/